Three Important Things in Procurement

Procurement

Procurement

 

Someone ask me during the interview session. What is three important things in Procurement, for you?

Saya sudah pernah memikirkan tentang hal ini, dan dengan mudah saya jawab: Proper, Faster, Better.

Proper. Proper berarti Tepat, Layak, Pantas, Wajar, Patut. Procurement adalah pekerjaan menjaga proses pengadaan. Kata kuncinya ada di Proses. kenapa Proses? karena jika procurement ditekankan pada negosiasi, pengadaan dan pembelian, maka hampir semua stakeholders/user di perusahaan bisa melakukannya bukan?. Pada beberapa departemen di perusahaan, mereka diperbolehkan melakukan pengadaan sendiri “by them self”, sehingga menurut mereka sebenarnya tidak perlu ada Procurement, kami bisa melakukan negosiasi, kami tahu spesifikasi detail, dan kami mengerti apa yang kami perlukan. Nah, diperlukannya Procurement adalah untuk mengelola proses tersebut agar berjalan Tepat, Patut dan Wajar, atau yang saya simpulkan dengan satu kata Proper.

 

Bayangkan jika pengadaan di suatu perusahaan sudah melalui Procurement tapi tidak Proper, maka procurement hanya akan menjadi suatu departemen “Administrasi”. Proper juga menunjukan bahwa tidak ada proses yang tersembunyi, segalanya harus transparan yet Profesional.

Faster, Faster atau Lebih Cepat, berkaitan dengan Waktu. Uang, Tenaga dan Waktu. Uang dan tenaga yang terbuang saat proses pengadaan dapat diganti, tetapi waktu yang terbuang? siapa yang bisa mengganti?. Itu sebabnya proses pengadaan yang tepat waktu sangat amat penting.

Hal yang paling sering di alami procurement adalah waktu pengadaan yang terbatas. Tidak jarang juga procurement mengambil inisiatif agar barang cepat tiba yang juga berdampak kepada harga barang yang di beli. Nah, Procurement yang Ideal harus mampu melakukan pengadaan barang/jasa sesuai waktu yang tepat!. Tidak terlalu cepat dan tidak terlambat. Terlalu cepat berarti harus ada biaya Operational lebih yang dikeluarkan perusahaan (stocking cost, warehouse, dll). Terlambat datang berarti ada proses operational yang terganggu.

Menurut saya, hanya seorang procurement berpengalaman yang mengetahui bagaimana mengatasi masalah waktu pengadaan barang/jasa. Kenapa berpengalaman? ya karena terlalu banyak faktor yang mempengaruhi waktu pengadaan, dan akan lebih mudah jika kita memiliki pengalaman. Pengalaman ada ketika kita tidak takut untuk berbuat salah🙂

 

Better, Lebih Baik.

Do your best until you know Better, and if you know better, do Better! – Maya Angelou

Kebanyakan kita selalu inginkan hasil yang instan, tapi dari quote di atas kita belajar bahwa ada baiknya kita melakukan apa yang baik, dan jika kita tau yang lebih baik, lakukan yang lebih baik tersebut.

Buatlah step by step improvement dalam Procurement. Benahi proses sedikit demi sedikit, targetkan saving secara bertahap, lakukan negosiasi secara profesional, perlakukan Supplier sebagai mitra bisnis.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: